Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, a termin na jej wystawienie upływa 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaliczka wpłynęła.
Faktura zaliczkowa to dokument, przy którym proste zasady kryją kilka pułapek. Błędy dotyczą najczęściej trzech obszarów: nieprawidłowego terminu wystawienia, błędnego rozliczenia zaliczki z fakturą końcową oraz nieprawidłowego ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT. Każdy z tych błędów skutkuje koniecznością korekty deklaracji i dopłatą odsetek, dlatego należy dobrze zrozumieć ten mechanizm, zanim pojawi się pierwszy spór z kontrahentem lub wezwanie z urzędu skarbowego.
Co to jest faktura zaliczkowa i kiedy się ją wystawia?
Faktura zaliczkowa potwierdza otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Obowiązek jej wystawienia wynika z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie zaliczki i rodzi obowiązek podatkowy w VAT w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Nie zastępuje ona faktury końcowej dokumentującej dostawę lub wykonanie usługi, o ile zaliczka nie pokryła 100 procent wartości transakcji.
Przepisy wyłączają obowiązek wystawiania faktur zaliczkowych dla kilku kategorii transakcji, między innymi dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium kraju, oraz dla czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, takich jak dostawa mediów czy usługi telekomunikacyjne, gdzie obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury lub upływu terminu płatności.
Termin wystawienia faktury zaliczkowej
Fakturę zaliczkową wystawia się nie później niż 15. dnia miasta następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty, co wynika z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT. Fakturę można też wystawić wcześniej, nie wcześniej jednak niż 60 dni przed otrzymaniem zaliczki. Oznacza to, że wystawienie faktury zaliczkowej z góry, przed wpłatą, jest dopuszczalne w określonym oknie czasowym i stosowane między innymi przy przedsprzedaży biletów, rezerwacjach czy zamówieniach z długim wyprzedzeniem.
Jeżeli zaliczka wpłynęła w grudniu, fakturę zaliczkową można wystawić najpóźniej do 15 stycznia następnego roku, ale obowiązek podatkowy v VAT i tak powstaje w grudniu, ponieważ wiąże się z datą otrzymania zapłaty, a nie z datą wystawienia faktury. Rozróżnienie między datą wystawienia faktury a datą powstania obowiązku podatkowego bywa źródłem błędów w rozliczeniu VAT przy zaliczkach otrzymanych na przełomie miesięcy lub lat.
Co musi zawierać faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa zawiera elementy przewidziane w art. 106f ustawy o VAT. Oprócz standardowych danych identyfikacyjnych stron transakcji, daty wystawienia i numeru faktury, musi zawierać datę otrzymania zaliczki, jeżeli różni się od daty wystawienia faktury, kwotę otrzymanej zapłaty, kwotę podatku wyliczoną metodą „w stu” (od kwoty brutto), dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość oraz wartość zamówienia lub umowy brutto.
Jeżeli faktura zaliczkowa obejmuje część zamówienia, dane dotyczące zamówienia powinny pozwalać na jednoznaczne powiązanie zaliczki z całością transakcji. Brak daty otrzymania zaliczki lub danych dotyczących zamówienia to najczęściej wskazywane przez organy podatkowe braki formalne podczas kontroli dotyczących rozliczeń zaliczkowych.
Faktura zaliczkowa a końcowa – jak je poprawnie powiązać?
Faktura końcowa jest wystawiana po dokonaniu dostawy towaru lub wykonaniu usługi i rozlicza pozostałą część wynagrodzenia po odjęciu zaliczek. Zgodnie z art. 106f ust. 3 ustawy o VAT faktura końcowa powinna zawierać numery faktur zaliczkowych wystawionych przed dostawą lub wykonaniem usługi. Kwota podatku VAT wykazana na fakturze końcowej jest różnicą między podatkiem należnym od całej transakcji a sumą podatku wykazanego na fakturach zaliczkowych. Kwota brutto na fakturze końcowej odpowiada zatem pozostałej do zapłaty części wynagrodzenia, a nie całkowitej wartości transakcji.
Nieprawidłowe powiązanie faktury końcowej z zaliczkowymi, na przykład przez pominięcie numeru faktury zaliczkowej lub błędne obliczenie kwoty pozostałej do rozliczenia, to częsta przyczyna rozbieżności w rejestrach VAT i konieczności składania korekt. Problemy pojawiają się zwłaszcza wtedy, gdy między wystawieniem faktury zaliczkowej a końcowej zmieniła się stawka VAT lub strony zmodyfikowały wartość zamówienia.
Kiedy faktura końcowa nie jest potrzebna?
Jeżeli faktura zaliczkowa obejmuje całą wartość należności, czyli zaliczka wyniosła 100 procent ceny brutto, nie wystawia się już odrębnej faktury końcowej, ponieważ dostawa lub wykonanie usługi nie generuje żadnej dodatkowej kwoty do rozliczenia. Wynika to z art. 106f ust. 3 zdanie drugie ustawy o VAT, który zwalnia z obowiązku wystawienia faktury końcowej w tej sytuacji. Faktura zaliczkowa na 100 procent wartości spełnia jednocześnie funkcję dokumentu potwierdzającego zaliczkę i dokumentu rozliczeniowego całej transakcji.
W praktyce jednak część podatników i ich kontrahentów decyduje się na wystawienie faktury końcowej nawet przy zaliczce 100 procent, żeby potwierdzić wykonanie dostawy lub usługi. Takie postępowanie jest dopuszczalne, ale faktura końcowa musi wtedy wyraźnie wskazywać numer faktury zaliczkowej i wykazywać zerową kwotę podatku do rozliczenia, ponieważ podatek został już w całości wykazany przy zaliczce.
VAT od zaliczki – moment powstania obowiązku podatkowego
Obowiązek podatkowy w VAT od zaliczki powstaje z chwilą jej otrzymania, w odniesieniu do otrzymanej kwoty, zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Data otrzymania zaliczki, a nie data wystawienia faktury zaliczkowej, decyduje o tym, w którym okresie rozliczeniowym podatek jest wykazywany w deklaracji JPK_V7. Podatek VAT oblicza się metodą „w stu” od kwoty brutto, dzieląc ją przez odpowiedni mnożnik wynikający ze stawki podatku. Przy stawce 23 procent wartość podatku stanowi kwota brutto pomnożona przez 23/123.
Zaliczka netto jest zatem różnicą między kwotą brutto a wyliczonym podatkiem. Zaliczka otrzymana w ostatnim dniu miesiąca musi być wykazana w deklaracji za ten miesiąc, nawet jeżeli faktura zostanie wystawiona w następnym miesiącu, co przy zaliczkach przełomowych bywa przyczyną rozbieżności między datą faktury a jej przypisaniem do okresu rozliczeniowego.
Faktura zaliczkowa w KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmuje faktury zaliczkowe na tych samych zasadach co inne faktury ustrukturyzowane. Faktura zaliczkowa wystawiana w KSeF musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez art. 106f ustawy o VAT, a jej struktura XML odpowiada standardowi logicznemu FA_VAT. Data wystawienia faktury w KSeF jest datą jej przesłania do systemu, a faktura uzyskuje status wystawionej z chwilą nadania jej numeru przez KSeF.
Przy rozliczeniu faktury końcowej z zaliczkowymi w KSeF powiązanie następuje przez wskazanie numerów KSeF faktur zaliczkowych w polu przeznaczonym do tego celu w strukturze logicznej. Wdrożenie obowiązkowego KSeF dla kolejnych grup podatników oznacza, że prawidłowe techniczne powiązanie faktur zaliczkowych z końcową staje się ważniejsze, ponieważ systemy księgowe muszą to powiązanie odzwierciedlać automatycznie, bez ręcznych korekt.
Najczęstsze błędy przy fakturach zaliczkowych
Pierwszym błędem jest wykazanie VAT od zaliczki w niewłaściwym okresie rozliczeniowym przez przypisanie go do daty wystawienia faktury zamiast do daty otrzymania zaliczki. Drugim jest niewykazanie zaliczki w deklaracji VAT, gdy faktura zaliczkowa nie została wystawiona, ponieważ brak dokumentu nie zwalnia z obowiązku podatkowego wynikającego z otrzymania zapłaty. Trzecim jest błędne obliczenie kwoty podatku przez liczenie VAT metodą „od stu” zamiast „w stu”, co zawyża podatek.
Czwartym błędem jest pominięcie numerów faktur zaliczkowych na fakturze końcowej lub ich błędne wskazanie. Piątym jest wykazanie na fakturze końcowej pełnej wartości zamówienia zamiast wyłącznie kwoty pozostałej po odjęciu zaliczek. Szóstym jest wystawienie faktury końcowej po zaliczce 100 procent bez powiązania jej z fakturą zaliczkową i bez wykazania zerowego VAT, co powoduje podwójne ujęcie podatku w rejestrze.
Podsumowanie
Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie zapłaty przed dostawą lub usługą i rodzi obowiązek podatkowy w VAT z chwilą jej otrzymania. Termin wystawienia upływa 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpływu zaliczki. Faktura końcowa wykazuje wyłącznie kwotę pozostałą do rozliczenia i musi wskazywać numery faktur zaliczkowych. Przy zaliczce 100 procent faktury końcowej się nie wystawia. VAT od zaliczki oblicza się metodą „w stu” od kwoty brutto i wykazuje w deklaracji za okres otrzymania zaliczki, niezależnie od daty wystawienia faktury.
