Procedura VAT OSS pozwala rozliczyć podatek VAT od sprzedaży do konsumentów w całej Unii Europejskiej przez jedną kwartalną deklarację składaną w Polsce, zamiast rejestrować się do VAT osobno w każdym kraju, do którego wysyłasz towary lub świadczysz usługi.
Przed wprowadzeniem OSS w lipcu 2021 roku każdy sprzedawca przekraczający lokalne progi rejestracyjne musiał zakładać rejestracje VAT w poszczególnych krajach UE, obsługiwać lokalne deklaracje i rozliczać się z tamtejszymi organami podatkowymi. Dla firmy sprzedającej do kilku lub kilkunastu krajów jednocześnie generowało to koszty administracyjne i prawne. OSS zastąpił ten system jednym punktem rozliczeniowym, ale nie zwolnił sprzedawców z obowiązku stosowania stawek VAT obowiązujących w kraju konsumenta. Poprawne stosowanie stawek wymaga bieżącej znajomości przepisów kilkunastu jurysdykcji jednocześnie.
Co to jest VAT OSS i kogo dotyczy?
VAT OSS to skrót od One Stop Shop, czyli procedura szczególna uregulowana w art. 130a i następnych ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, implementująca przepisy dyrektywy Rady UE 2017/2455 oraz 2019/1995. Procedura obejmuje trzy kategorie transakcji. Pierwszą jest wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość, określana skrótem WSTO, czyli sprzedaż towarów wysyłanych lub transportowanych przez sprzedawcę do konsumentów w innych państwach członkowskich. Drugą są usługi świadczone na rzecz konsumentów w innych krajach UE, dla których miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy. Trzecią są dostawy towarów przez interfejsy elektroniczne uznane za podatnika ułatwiającego sprzedaż.
OSS nie obejmuje sprzedaży do konsumentów w Polsce, sprzedaży między przedsiębiorcami oraz sytuacji, w których towar jest przechowywany w magazynie w innym kraju UE przed wysyłką do konsumenta. Ta ostatnia sytuacja tworzy w danym kraju odrębny obowiązek rejestracji VAT niezależny od procedury OSS.
Próg 10 000 euro dla sprzedaży B2C do UE
Sprzedawcy prowadzący sprzedaż do konsumentów w innych krajach UE korzystają ze zwolnienia z obowiązku stosowania miejscowych stawek VAT do momentu przekroczenia łącznego progu 10 000 euro sprzedaży do wszystkich krajów unijnych łącznie w danym roku kalendarzowym. Próg liczy się od wartości netto sprzedaży do wszystkich krajów UE poza Polską. Poniżej progu sprzedaż jest opodatkowana polskim VAT niezależnie od kraju konsumenta. Po jego przekroczeniu sprzedawca jest zobowiązany do stosowania stawek VAT obowiązujących w kraju konsumenta od transakcji, która próg przekroczyła.
Próg ma charakter roczny i oblicza się go narastająco od początku roku kalendarzowego. Jeżeli sprzedaż przekroczyła 10 000 euro w poprzednim roku, w kolejnym roku od pierwszej transakcji obowiązują stawki kraju konsumenta bez możliwości powrotu do progu. Możliwe jest też dobrowolne przystąpienie do OSS przed przekroczeniem progu, jeżeli sprzedawca chce z góry stosować stawki krajów odbiorców lub uniknąć konieczności monitorowania progu.
Rejestracja do OSS – gdzie i jak złożyć VIU-R?
Rejestracji do procedury OSS w wariancie unijnym dokonuje się przez zgłoszenie VIU-R składane elektronicznie do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, który jest właściwy dla wszystkich podatników korzystających z OSS w Polsce. Zgłoszenie składa się przez Portal Podatkowy Ministerstwa Finansów. Rejestracja jest skuteczna od pierwszego dnia kwartału następującego po kwartale, w którym złożono zgłoszenie.
Jeżeli sprzedawca po raz pierwszy przekroczy próg 10 000 euro lub dokona pierwszej transakcji objętej OSS w trakcie kwartału i chce stosować procedurę już od tej transakcji, może złożyć zgłoszenie z datą wsteczną na pierwszy dzień tego kwartału, pod warunkiem że zrobi to do dziesiątego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym transakcja miała miejsce. Rezygnację z procedury zgłasza się formularzem VIU-O co najmniej 15 dni przed końcem kwartału poprzedzającego kwartał, od którego rezygnacja ma obowiązywać. Podatnik zarejestrowany w OSS nie może jednocześnie rejestrować się do VAT w innych krajach UE dla transakcji objętych procedurą, ale zachowuje ewentualne rejestracje z innych tytułów.
Deklaracja OSS i kwartalne rozliczenie krok po kroku
Deklaracja VAT OSS, czyli formularz VIU-DO, jest składana kwartalnie przez Portal Podatkowy w terminie do ostatniego dnia miesiąca następującego po kwartale rozliczeniowym. Deklaracja za pierwszy kwartał składana jest do 30 kwietnia, za drugi do 31 lipca, za trzeci do 31 października, a za czwarty do 31 stycznia następnego roku. W deklaracji wykazuje się wartość sprzedaży do każdego kraju UE z podziałem na stawki VAT i obliczony podatek należny w każdym kraju.
Deklaracja jest sporządzana w euro, a przeliczenia wartości wyrażonych w złotych dokonuje się według kursu opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień kwartału. Płatność całości podatku OSS następuje jednorazowo na rachunek bankowy wskazany przez urząd, a Ministerstwo Finansów samodzielnie przekazuje należne kwoty do organów podatkowych poszczególnych krajów. Niezłożenie deklaracji w terminie przez trzy kolejne kwartały lub stwierdzone poważne naruszenia przepisów może skutkować wykluczeniem z procedury przez organ podatkowy.
OSS a stawki VAT krajów odbiorców
Stosowanie OSS nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku znajomości stawek VAT obowiązujących w każdym kraju UE, do którego prowadzi sprzedaż. Stawki VAT różnią się między krajami i między kategoriami towarów lub usług, co oznacza, że ten sam produkt podlega innej stawce w Niemczech, we Francji i w Czechach. Komisja Europejska prowadzi publicznie dostępną bazę stawek VAT w państwach członkowskich, a organy podatkowe poszczególnych krajów publikują własne wytyczne dotyczące klasyfikacji towarów i usług.
Stosowanie błędnej stawki niesie ze sobą ryzyko niedopłaty VAT w kraju konsumenta, za którą odpowiada sprzedawca, nawet jeżeli całość rozliczenia formalnie przeszła przez polski urząd skarbowy. Przy sprzedaży do kilkunastu krajów jednocześnie automatyzacja pobierania stawek na poziomie platformy sprzedażowej lub systemu ERP staje się koniecznością, ponieważ ręczna weryfikacja każdej transakcji wymaga dużych nakładów pracy przy większym wolumenie.
OSS a rejestracja VAT w każdym kraju – co się opłaca?
Przed wprowadzeniem OSS jedyną opcją było zakładanie rejestracji VAT w każdym kraju, w którym sprzedawca przekraczał lokalny próg rejestracyjny. Progi te różniły się między krajami i wynosiły od kilku do kilkudziesięciu tysięcy euro. OSS zastąpił ten mechanizm jednym progiem 10 000 euro obowiązującym łącznie dla całej UE. Lokalna rejestracja VAT w konkretnym kraju pozostaje obowiązkowa tylko wtedy, gdy sprzedawca przechowuje towary w magazynie na terenie tego kraju przed wysyłką do konsumenta. Sam fakt posiadania towarów na terytorium kraju tworzy tam dostawę krajową, która nie jest objęta procedurą WSTO ani OSS.
Sytuacja ta dotyczy modelu Amazon FBA, gdzie towary są przechowywane w europejskich centrach fulfillmentowych. W takim przypadku sprzedawca musi zarejestrować się do VAT lokalnie w kraju magazynowania niezależnie od OSS. Wybór między własną wysyłką z Polski a zewnętrznym magazynowaniem wpływa bezpośrednio na zakres obowiązków rejestracyjnych VAT.
OSS w e-commerce i sprzedaży cyfrowej
Procedura OSS ma znaczenie dla sprzedawców e-commerce prowadzących sklepy internetowe oraz platform cyfrowych świadczących usługi elektroniczne, streamingowe, hostingowe lub inne usługi cyfrowe na rzecz konsumentów w UE. Usługi cyfrowe świadczone na rzecz konsumentów są opodatkowane VAT w kraju nabywcy bez żadnego progu, co oznacza, że pierwsza transakcja z konsumentem z innego kraju UE podlega VAT według tamtejszej stawki.
Dla usług cyfrowych OSS okazuje się niezbędny od początku działalności transgranicznej, ponieważ alternatywą jest lokalna rejestracja VAT w każdym kraju, w którym pojawia się klient. Sprzedawcy towarów przez sklepy internetowe wysyłający przesyłki bezpośrednio z Polski do konsumentów w UE są objęci progiem 10 000 euro i dopiero po jego przekroczeniu muszą stosować stawki krajów odbiorców. Wcześniejsza rejestracja do OSS upraszcza rozliczenia i ogranicza ryzyko nieświadomego przekroczenia progu bez właściwego systemu rozliczeń.
Najczęściej błędy w rozliczeniu OSS
Pierwszym błędem jest brak monitorowania progu 10 000 euro i stosowanie polskiego VAT po jego przekroczeniu, co skutkuje niedopłatą podatku w krajach konsumentów. Drugim błędem jest stosowanie błędnych stawek VAT dla konkretnych kategorii produktów w poszczególnych krajach, szczególnie w przypadku towarów objętych stawkami obniżonymi, które różnią się między krajami. Trzecim błędem jest nieprowadzenie ewidencji transakcji OSS spełniającej wymogi ustawowe, która musi być przechowywana przez 10 lat i zawierać szczegółowe dane o każdej transakcji z podziałem na kraj konsumenta. Czwartym błędem jest nieuwzględnianie modelu logistycznego przy ocenie zakresu OSS, czyli założenie, że OSS obejmuje też sprzedaż z magazynów zagranicznych. Piątym błędem jest niezłożenie deklaracji VIU-DO za kwartał, w którym nie było sprzedaży objętej OSS, ponieważ procedura wymaga składania deklaracji zerowych przez cały czas pozostawania zarejestrowanym w OSS.
Podsumowanie
VAT OSS pozwala rozliczyć podatek od sprzedaży B2C do konsumentów w UE przez jedną kwartalną deklarację VIU-DO składaną w Polsce. Obowiązek stosowania stawek krajów odbiorców powstaje po przekroczeniu progu 10 000 euro łącznej sprzedaży do UE. Rejestracja odbywa się formularzem VIU-R do Naczelnika Drugiego US Warszawa-Śródmieście. OSS nie obejmuje sprzedaży z magazynów zagranicznych, która wymaga lokalnej rejestracji VAT. Ewidencja transakcji OSS musi być prowadzona i przechowywana przez 10 lat.
