Zdalne biuro rachunkowe prowadzi pełną obsługę księgową bez konieczności osobistych wizyt: dokumenty przekazujesz elektronicznie, deklaracje są składane przez biuro w Twoim imieniu, a kontakt z księgową odbywa się telefonicznie i mailowo.
Jeszcze kilka lat temu zdalna księgowość wydawała się kompromisem. Dziś model online jest standardem. Upowszechnienie podpisów elektronicznych, platform do wymiany dokumentów i systemu KSeF sprawiło, że fizyczna obecność przestała być warunkiem dobrej obsługi. Przedsiębiorca zyskuje oszczędność czasu i możliwość współpracy z biurem rachunkowym z Poznania niezależnie od tego, gdzie prowadzi firmę. Obawy przed modelem zdalnym dotyczą zwykle bezpieczeństwa danych i jakości kontaktu, a nie merytoryki obsługi, ponieważ ta pozostaje identyczna niezależnie od kanału komunikacji.
Jak działa zdalne biuro rachunkowe krok po kroku?
Współpraca ze zdalnym biurem rachunkowym zaczyna się od rozmowy wstępnej, która odbywa się telefonicznie lub przez wideokonferencję. Na tym etapie ustalamy zakres obsługi, formę prawną firmy, liczbę dokumentów miesięcznie i oczekiwania dotyczące terminów. Po podjęciu decyzji o współpracy podpisujemy umowę oraz pełnomocnictwa do urzędu skarbowego i ZUS. Oba dokumenty można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym, bez konieczności wizyty w biurze.
Następnie klient otrzymuje dostęp do panelu lub ustala z biurem kanał przekazywania dokumentów i od pierwszego miesiąca obsługa toczy się według ustalonego rytmu: dokumenty trafiają do biura elektronicznie, biuro księguje je, sporządza deklaracje i składa je w imieniu klienta, a klient otrzymuje podsumowanie i instrukcję ewentualnych przelewów podatkowych. Stały opiekun konta jest dostępny telefonicznie i mailowo przez cały miesiąc.
Przekazywanie dokumentów online – skan, panel klienta, KSeF
Dokumenty można przekazywać do zdalnego biura rachunkowego kilkoma kanałami w zależności od ustaleń przy podpisywaniu umowy. Najprostszym sposobem jest przesyłanie skanów lub zdjęć faktur e-mailem lub przez dedykowaną aplikację mobilną. Inne rozwiązanie to panel klienta na platformie bookkeepingowej, gdzie przedsiębiorca wgrywa dokumenty, a biuro je pobiera i księguje. Wdrożenie systemu KSeF, który stopniowo obejmuje kolejne grupy podatników, zmienia ten proces, ponieważ faktury ustrukturyzowane trafiają do systemu automatycznie i nie wymagają ręcznego przesyłania.
Niezależnie od kanału istotne jest ustalenie na początku współpracy, jakie dokumenty są przekazywane, w jakim terminie i w jakiej formie, gdyż opóźnienia w dostarczaniu dokumentów przez klienta bywają główną przyczyną problemów z terminowością deklaracji przy obsłudze zdalnej. Firmy, które zautomatyzowały przekazywanie dokumentów przez panel lub KSeF, rzadziej mają problemy z terminami niż te, które polegają na mailowej wymianie plików.
Co załatwisz zdalnie, a co wymaga wizyty osobistej?
Zdecydowana większość czynności w ramach obsługi księgowej jest dziś możliwa w pełni zdalnie. Bieżące księgowanie, sporządzanie deklaracji VAT i JPK, obliczanie zaliczek na podatek dochodowy, obsługa kadrowo-płacowa, rozliczenia ZUS, kontakt z urzędem skarbowym w ramach udzielonego pełnomocnictwa, doradztwo podatkowe, a nawet podpisanie umowy o obsługę i pełnomocnictw – wszystko to odbywa się bez wizyty w biurze.
Sytuacje, które mogą wymagać obecności osobistej, dotyczą spraw wymagających oryginałów dokumentów z notarialnym poświadczeniem podpisu, czynności przed organami, które nie honorują podpisów elektronicznych, oraz spotkań w sprawach złożonych podatkowo, gdy bezpośrednia rozmowa przyspiesza ustalenia. W praktyce roczna współpraca ze zdalnym biurem rachunkowym przy standardowej obsłudze jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki może przebiegać bez jednej wizyty osobistej i nie wpływa to na jakość ani terminowość rozliczeń.
Bezpieczeństwo danych w księgowości online
Biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe klientów i ich pracowników, co oznacza, że jest podmiotem przetwarzającym dane w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 (RODO). Umowa o obsługę księgową powinna zawierać klauzulę powierzenia przetwarzania danych osobowych lub osobną umowę powierzenia, szczególnie gdy biuro obsługuje kadry i ma dostęp do danych pracowników klienta. Przy wyborze zdalnego biura rachunkowego warto zapytać o stosowane środki techniczne ochrony danych: szyfrowanie przesyłu dokumentów, zabezpieczenie dostępu do panelu klienta, politykę przechowywania danych i zasady postępowania przy ewentualnym naruszeniu bezpieczeństwa.
Biuro Rachunkowe Adler posiada dobrowolne ubezpieczenie OC przekraczające ustawowe minimum, obejmujące odpowiedzialność za błędy w zakresie księgowości do 100 000 złotych i doradztwa podatkowego do 200 000 złotych, co zapewnia ochronę dla klienta przy obsłudze zdalnej. Biura spełniają wymogi RODO i przedstawiają dokumentację dotyczącą stosowanych zabezpieczeń.
Zdalna księgowość a pełnomocnictwo i podpisywanie deklaracji
Pełna zdalna obsługa jest możliwa tylko wtedy, gdy biuro posiada odpowiednie pełnomocnictwa. Do podpisywania i składania deklaracji elektronicznych w imieniu klienta wymagane jest pełnomocnictwo UPL-1 (błędnie nazwane w pierwotnym tekście jako UPD), które można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym bez wizyty w urzędzie. Do reprezentacji przed urzędem skarbowym i ZUS potrzebne są odpowiednio pełnomocnictwo szczególne PPS-1 oraz pełnomocnictwo ZUS-PEL.
Podpisanie tych dokumentów elektronicznie jest skuteczne prawnie. Szczegóły dotyczące rodzajów pełnomocnictw i zakresu każdego z nich zostały opisane w osobnym artykule poświęconym temu zagadnieniu. Kompletność pełnomocnictw na starcie współpracy decyduje o tym, czy biuro może działać autonomicznie, czy musi angażować klienta przy czynnościach urzędowych.
Dla kogo księgowość online się sprawdza?
Zdalna obsługa księgowa sprawdza się dla niemal każdego segmentu klientów. Jednoosobowe działalności gospodarcze korzystają z niej najczęściej, ponieważ przy prostej strukturze rozliczeń cała obsługa zamyka się w elektronicznej wymianie dokumentów i miesięcznym podsumowaniu. Spółki z o.o. i inne spółki prawa handlowego obsługujemy zdalnie w pełnym zakresie, włącznie z pełną księgowością, sprawozdaniami finansowymi i e-sprawozdaniem do KRS. Firmy spoza Poznania i Wielkopolski prowadzą z nami współpracę wyłącznie zdalnie, bez wpływu na jakość czy terminowość.
Model zdalny sprawdza się dla firm działających w branżach cyfrowych, e-commerce i usługach świadczonych online, ponieważ ich dokumentacja powstaje w formie elektronicznej i nie wymaga skanowania papierowych faktur. Jedyną grupą, dla której model zdalny może wymagać uzupełnienia o wizyty osobiste, są firmy przechodzące przez złożone restrukturyzacje lub postępowania wymagające fizycznej obecności przed organami.
Ile kosztuje zdalne biuro rachunkowe?
Cena obsługi zdalnej zależy od tych samych czynników co obsługa stacjonarna: formy prawnej firmy, liczby dokumentów miesięcznie, zakresu usług i obecności pracowników. Model zdalny nie jest tańszy ani droższy od stacjonarnego, ponieważ koszt obsługi wynika z nakładu pracy księgowej, a nie z tego, czy dokumenty są przynoszone osobiście, czy przesyłane elektronicznie. Oferty z bardzo niską ceną przy obsłudze online bywają sygnałem ostrzegawczym, gdyż rzeczywisty koszt rzetelnej obsługi pozostaje stały niezależnie od kanału komunikacji. Niska cena często łączy się z ograniczonym kontaktem, długim czasem odpowiedzi i brakiem stałego opiekuna konta.
Jak wybrać dobre zdalne biuro rachunkowe?
Przy wyborze zdalnego biura rachunkowego warto sprawdzić kilka kwestii niezależnie od ceny. Pierwsza to stały opiekun konta, czyli konkretna osoba, która zna Twoją firmę i jest dostępna telefonicznie i mailowo, a nie anonimowy zespół obsługujący klientów przez system zgłoszeń. Druga to czas odpowiedzi na pytania i pilne sprawy, ponieważ przy obsłudze zdalnej szybkość reakcji zastępuje wizytę w biurze. Trzecia to zakres pełnomocnictw, które biuro jest w stanie obsłużyć, ponieważ biuro bez doradcy podatkowego ma ograniczony zakres reprezentacji przed organami.
Czwarta to ubezpieczenie OC i jego zakres, gdyż standardowe ubezpieczenie obowiązkowe ma minimalne sumy, a błąd w rozliczeniu spółki niesie za sobą większe koszty. Piąta to umowa, która precyzyjnie opisuje zakres usług objętych miesięcznym wynagrodzeniem i warunki rozwiązania współpracy, a w szczególności termin i formę zwrotu dokumentacji. Klienci, którzy zadali te pytania przed podpisaniem umowy, unikają nieprzyjemnych niespodzianek w trakcie współpracy.
Podsumowanie
Zdalne biuro rachunkowe zapewnia pełną obsługę księgową bez konieczności wizyt osobistych. Dokumenty przekazujesz elektronicznie, deklaracje są składane w Twoim imieniu na podstawie pełnomocnictw, a kontakt z opiekunem konta odbywa się telefonicznie i mailowo. Wizyta osobista bywa potrzebna wyłącznie przy sprawach wymagających oryginałów lub obecności notariusza. Model zdalny sprawdza się dla jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek i firm z całej Polski, niezależnie od lokalizacji.
