Pracownicze Plany Kapitałowe to temat, który w małych firmach wciąż budzi wątpliwości, mimo że przepisy obowiązują już od kilku lat. Właściciele firm zatrudniających kilka lub kilkanaście osób często nie są pewni, czy PPK ich dotyczy, kiedy dokładnie powstał obowiązek i co grozi za jego niedopełnienie. W praktyce klientów widzimy, że część małych pracodawców wdrożyła PPK prawidłowo, część funkcjonuje w błędnym przekonaniu o przysługującym zwolnieniu, a część po prostu odłożyła temat na później i nie wróciła do niego. Tymczasem obowiązki pracodawcy w zakresie PPK są konkretne, terminy minęły, a sankcje za brak wdrożenia są realne.
Czym jest PPK i kto nim zarządza
Pracownicze Plany Kapitałowe to powszechny system długoterminowego oszczędzania, wprowadzony ustawą z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych. System opiera się na współfinansowaniu oszczędności przez trzy strony: pracownika, pracodawcę i państwo. Pracodawca ma obowiązek wybrać instytucję finansową zarządzającą PPK, zawrzeć z nią umowę o zarządzanie, a następnie zawrzeć umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników. Nadzór nad systemem sprawuje Polski Fundusz Rozwoju, który prowadzi ewidencję podmiotów zarządzających i portal PPK, gdzie pracodawcy mogą porównać oferty instytucji finansowych. Środki gromadzone w PPK są prywatną własnością uczestnika i dziedziczą się, co odróżnia ten system od ZUS.
Kogo obejmuje obowiązek wdrożenia PPK
Obowiązek wdrożenia PPK dotyczy każdego podmiotu zatrudniającego pracowników w rozumieniu ustawy o PPK, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, jeżeli od wynagrodzenia z tych umów odprowadzane są składki emerytalne i rentowe. Oznacza to, że pracodawca zatrudniający choćby jedną osobę na umowę o pracę lub zlecenie z obowiązkowymi składkami ZUS ma co do zasady obowiązek wdrożenia PPK. Jedynym wyjątkiem od obowiązku jest sytuacja, gdy pracodawca prowadzi Pracowniczy Program Emerytalny spełniający warunki określone w ustawie o PPK, w tym między innymi składkę podstawową pracodawcy na poziomie co najmniej 3,5 procent wynagrodzenia uczestnika. W praktyce klientów widzimy, że PPE jako alternatywa dla PPK jest rozwiązaniem stosowanym przez nieliczne firmy, bo jego wdrożenie jest kosztowne i organizacyjnie skomplikowane.
Harmonogram wdrożenia i czy małe firmy już są objęte
Ustawa o PPK wprowadzała obowiązek stopniowo, obejmując kolejne grupy pracodawców według liczby zatrudnionych. Duże firmy zatrudniające powyżej 250 osób wdrożyły PPK jako pierwsze, od lipca 2019 roku. Firmy zatrudniające od 50 do 249 osób dołączyły od stycznia 2020 roku, a firmy od 20 do 49 osób od lipca 2020 roku. Małe firmy zatrudniające mniej niż 20 osób oraz jednostki sektora finansów publicznych objęte zostały obowiązkiem od stycznia 2021 roku. Oznacza to, że od ponad czterech lat każdy pracodawca niezależnie od liczby zatrudnionych ma obowiązek prowadzić PPK, jeżeli zatrudnia choćby jedną osobę spełniającą warunki uczestnictwa. Termin wdrożenia minął, a brak umowy o zarządzanie PPK jest naruszeniem przepisów obowiązujących od początku 2021 roku.
Jak wybrać instytucję finansową i zawrzeć umowę o zarządzanie
Wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK należy do pracodawcy, ale ustawa wymaga, żeby decyzja była podjęta w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub, gdy jej nie ma, z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danej firmie. W małych firmach bez organizacji związkowej oznacza to konsultację z pracownikami, której wynik powinien być udokumentowany. Jeżeli pracodawca nie dokona wyboru w terminie, instytucją zarządzającą staje się automatycznie PFR TFI, czyli instytucja wyznaczona przez ustawodawcę jako podmiot domyślny. Po wyborze instytucji pracodawca zawiera umowę o zarządzanie PPK, a następnie, nie później niż w terminie 10 dni roboczych po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia pracownika, zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz każdego uprawnionego pracownika. Z doświadczenia wiemy, że właśnie ten etap, czyli bieżące zgłaszanie nowych pracowników do PPK, jest obszarem najczęstszych zaniedbań w małych firmach.
Wpłaty pracodawcy i pracownika – ile i kiedy
Wpłata podstawowa pracodawcy wynosi 1,5 procent wynagrodzenia uczestnika i jest obowiązkowa. Pracodawca może dobrowolnie zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2,5 procent wynagrodzenia, co łącznie daje maksymalnie 4 procent ze strony pracodawcy. Wpłata podstawowa pracownika wynosi 2 procent wynagrodzenia, przy czym pracownik może złożyć deklarację obniżenia wpłaty do 0,5 procent, jeżeli jego wynagrodzenie w danym miesiącu nie przekracza 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Pracownik może też zadeklarować wpłatę dodatkową do 2 procent wynagrodzenia. Wpłaty są obliczane od wynagrodzenia brutto stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Państwo dokłada do oszczędności uczestnika wpłatę powitalną 250 złotych jednorazowo oraz dopłatę roczną 240 złotych, pod warunkiem że uczestnik spełni warunek minimalnych wpłat własnych w danym roku. Wpłaty pracodawcy stanowią dla pracownika przychód opodatkowany, co oznacza, że zwiększają jego podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym w miesiącu, w którym zostały przekazane do instytucji finansowej.
Rezygnacja pracownika z PPK i ponowne zapisywanie
Uczestnictwo w PPK jest dobrowolne po stronie pracownika, ale mechanizm systemu jest zaprojektowany tak, że wymaga aktywnej rezygnacji, a nie aktywnego przystąpienia. Pracownik jest automatycznie zapisywany do PPK przez pracodawcę, a jeżeli chce zrezygnować, musi złożyć pisemną deklarację rezygnacji. Pracodawca ma obowiązek zaprzestać naliczania wpłat od miesiąca następującego po złożeniu deklaracji. Ważną kwestią jest obowiązek ponownego automatycznego zapisu, który odbywa się co cztery lata. Oznacza to, że pracownik, który złożył rezygnację, zostanie ponownie zapisany do PPK w pierwszym kwartale co czwartego roku, chyba że ponownie złoży deklarację rezygnacji. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o ponownym zapisie i przyjąć nową deklarację rezygnacji, jeżeli pracownik jej zażąda. W praktyce klientów widzimy, że ponowne automatyczne zapisy po czteroletnim cyklu są obszarem, o którym mali pracodawcy regularnie zapominają.
Obowiązki pracodawcy w bieżącej obsłudze PPK
Bieżąca obsługa PPK po wdrożeniu obejmuje kilka regularnych czynności. Pracodawca oblicza wpłaty do PPK przy każdej liście płac, przekazuje je do instytucji finansowej w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały pobrane z wynagrodzenia pracownika, i ewidencjonuje wpłaty w dokumentacji kadrowo-płacowej. Każdego nowego pracownika spełniającego warunki uczestnictwa należy zapisać do PPK przez zawarcie umowy o prowadzenie w jego imieniu. Pracownicy między 55 a 70 rokiem życia są zapisywani wyłącznie na swój wniosek, a osoby powyżej 70 roku życia nie mogą uczestniczyć w PPK. Pracodawca ma też obowiązek informowania pracowników o możliwości złożenia deklaracji obniżenia wpłaty lub deklaracji wpłaty dodatkowej oraz o zasadach ponownego automatycznego zapisu. W takiej sytuacji rekomendujemy, żeby obsługę PPK włączyć w standardowy proces kadrowo-płacowy, bo wtedy żaden z tych obowiązków nie ginie w codziennym natłoku zadań.
Sankcje za brak wdrożenia PPK i za nieprawidłową obsługę
Ustawa o PPK przewiduje sankcje za naruszenie obowiązków pracodawcy. Niezawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie jest wykroczeniem zagrożonym grzywną do 1,5 procent funduszu wynagrodzeń pracodawcy w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie wykroczenia. Nakłanianie pracownika do rezygnacji z uczestnictwa w PPK jest wykroczeniem zagrożonym grzywną do 1 000 000 złotych. Niedokonywanie wpłat do PPK w przewidzianym terminie lub dokonywanie ich w zaniżonej wysokości jest wykroczeniem zagrożonym grzywną do 1,5 procent funduszu wynagrodzeń. W praktyce klientów widzimy, że świadomość tych sankcji jest niska wśród małych pracodawców, co sprawia, że zaniedbania w tym obszarze bywają traktowane jako mało ryzykowne, a tak nie jest.
Podsumowanie
PPK obowiązuje każdego pracodawcę zatrudniającego pracowników od stycznia 2021 roku, niezależnie od liczby zatrudnionych. Wdrożenie wymaga wyboru instytucji finansowej, zawarcia umowy o zarządzanie i bieżącego zapisywania pracowników przez umowy o prowadzenie PPK. Wpłata podstawowa pracodawcy wynosi 1,5 procent wynagrodzenia i jest obowiązkowa. Pracownik jest zapisywany automatycznie i musi aktywnie zrezygnować, a co cztery lata następuje ponowny automatyczny zapis wymagający reakcji zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Brak wdrożenia PPK lub nieprawidłowa obsługa grozi grzywną.
Jeżeli nie wdrożyłeś jeszcze PPK w swojej firmie, masz wątpliwości co do prawidłowości bieżącej obsługi lub zbliża się kolejny cykl ponownych zapisów, zapraszamy do kontaktu z Biurem Rachunkowym Adler. Pomożemy przeprowadzić wdrożenie, ułożyć procedury bieżącej obsługi i zadbać o to, żeby PPK w Twojej firmie działało zgodnie z przepisami.
