Ulga na działalność badawczo-rozwojową to jedno z najbardziej niedocenianych narzędzi optymalizacji podatkowej dostępnych dla małych i średnich firm. W praktyce klientów widzimy, że przedsiębiorcy kojarzą ją wyłącznie z laboratoriami i dużymi korporacjami technologicznymi, podczas gdy przepisy definiują działalność badawczo-rozwojową znacznie szerzej i obejmują nią wiele firm, które nigdy nie nazwałyby swojej pracy badaniami. Tworzenie nowego oprogramowania, opracowywanie nowych produktów, projektowanie niestandardowych rozwiązań technicznych dla klientów, ulepszanie procesów produkcyjnych to obszary, w których ulga B+R bywa dostępna, a przedsiębiorca o tym nie wie i płaci wyższy podatek niż musi.
Na czym polega ulga B+R
Ulga B+R pozwala odliczyć od podstawy opodatkowania koszty kwalifikowane poniesione na działalność badawczo-rozwojową ponad to, co już zostało zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że ten sam wydatek jest odliczany dwukrotnie: raz jako normalny koszt obniżający przychód, a drugi raz jako dodatkowe odliczenie w ramach ulgi. Wysokość dodatkowego odliczenia wynosi co do zasady 100 procent kosztów kwalifikowanych, a dla podatników posiadających status centrum badawczo-rozwojowego nawet 150 lub 200 procent. Dla małej firmy niemającej statusu centrum B+R standardowe odliczenie 100 procent kosztów kwalifikowanych oznacza, że przy podatku liniowym 19 procent każde 10 000 złotych wydatków na B+R generuje dodatkowe 1 900 złotych oszczędności podatkowych ponad to, co wynika ze zwykłego zaliczenia wydatku w koszty.
Co to jest działalność badawczo-rozwojowa w rozumieniu przepisów
Ustawa o podatku dochodowym definiuje działalność badawczo-rozwojową jako działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Kluczowe są trzy elementy: twórczość, systematyczność i cel w postaci zwiększenia wiedzy lub nowych zastosowań. Prace rozwojowe, które są najczęstszą podstawą ulgi w małych firmach, to nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług. Z doświadczenia wiemy, że właśnie ta definicja obejmuje wiele firm, które tworzą oprogramowanie na zamówienie, projektują niestandardowe maszyny lub urządzenia, opracowują nowe receptury czy wdrażają nowe metody produkcji.
Jakie wydatki są kosztami kwalifikowanymi
Katalog kosztów kwalifikowanych jest zamknięty i wynika wprost z ustawy. Obejmuje przede wszystkim wynagrodzenia pracowników oraz wynagrodzenia z umów zlecenia i o dzieło w części, w jakiej czas pracy tych osób był poświęcony działalności B+R. Jeżeli pracownik poświęca 40 procent swojego czasu na prace rozwojowe, 40 procent jego wynagrodzenia i związanych z nim składek ZUS stanowi koszt kwalifikowany. Do kosztów kwalifikowanych zalicza się też nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością B+R, nabycie sprzętu specjalistycznego, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych wykorzystywanych w działalności B+R, a także koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy lub prawa z rejestracji wzoru przemysłowego. Kosztami kwalifikowanymi mogą być też wydatki na nabycie usług badawczych od jednostek naukowych. W praktyce klientów widzimy, że wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace rozwojowe stanowią zazwyczaj największą pozycję kosztów kwalifikowanych i generują największą korzyść podatkową.
Jak udokumentować działalność B+R
Warunkiem skorzystania z ulgi jest wyodrębnienie kosztów kwalifikowanych w ewidencji rachunkowej. Przepisy nie narzucają konkretnej formy tej ewidencji, ale wymagają, żeby możliwe było precyzyjne ustalenie, jakie koszty zostały poniesione w związku z działalnością B+R. W praktyce oznacza to prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników z podziałem na projekty B+R i pozostałą działalność, opisywanie faktur zakupowych pod kątem ich powiązania z konkretnymi projektami oraz prowadzenie dokumentacji projektowej opisującej zakres i cel prac. Urząd skarbowy przy kontroli weryfikuje zarówno kwalifikację działalności jako B+R, jak i wysokość kosztów kwalifikowanych oraz ich dokumentację. Z doświadczenia wiemy, że braki w dokumentacji projektowej są najczęstszą przyczyną kwestionowania ulgi, bo bez niej trudno wykazać twórczy i systematyczny charakter prowadzonych prac.
Ulga B+R a IP Box
Ulga B+R i preferencja IP Box to dwa odrębne mechanizmy, które mogą być stosowane łącznie przez firmy rozwijające kwalifikowane prawa własności intelektualnej, takie jak patenty, wzory użytkowe czy autorskie prawa do programu komputerowego. IP Box pozwala opodatkować dochód z kwalifikowanych praw własności intelektualnej stawką 5 procent zamiast standardowej 19 procent podatku liniowego lub skali podatkowej. Jednoczesne stosowanie ulgi B+R i IP Box jest możliwe, ale wymaga precyzyjnego rozdzielenia kosztów i dochodów między obie preferencje. W takiej sytuacji rekomendujemy szczegółową analizę przed wdrożeniem obu mechanizmów jednocześnie, bo błędne rozliczenie może skutkować zakwestionowaniem zarówno ulgi, jak i preferencyjnej stawki przez urząd skarbowy.
Kto nie może skorzystać z ulgi B+R
Ulga B+R nie przysługuje podatnikom opodatkowanym ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, bo ryczałt jest podatkiem od przychodu i nie przewiduje mechanizmu odliczeń od podstawy opodatkowania. Dostępna jest wyłącznie dla podatników rozliczających się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Ograniczenie dotyczy też kosztów kwalifikowanych sfinansowanych lub zwróconych podatnikowi w jakiejkolwiek formie, w tym przez dotacje lub dofinansowania, bo te nie podlegają ponownemu odliczeniu w ramach ulgi. Część kosztów projektu B+R sfinansowana z dotacji nie jest kosztem kwalifikowanym, a jedynie część pokryta ze środków własnych podatnika może zostać dodatkowo odliczona.
Jak wdrożyć ulgę B+R w firmie
Wdrożenie ulgi B+R zaczyna się od oceny, czy prowadzona działalność spełnia definicję prac badawczo-rozwojowych. Następnie konieczne jest wdrożenie ewidencji czasu pracy i kosztów projektowych pozwalającej wyodrębnić koszty kwalifikowane. Odliczenie wykazuje się w zeznaniu rocznym PIT-36, PIT-36L lub CIT-8 w odpowiedniej rubryce dotyczącej ulgi B+R, wraz z załącznikiem szczegółowym. Ulga rozliczana jest za rok, w którym poniesiono koszty kwalifikowane, a niewykorzystana część może być odliczona w kolejnych sześciu latach podatkowych. Z doświadczenia wiemy, że najskuteczniejsze podejście polega na wdrożeniu ewidencji i dokumentacji projektowej przed rozpoczęciem roku podatkowego, bo próba odtworzenia dokumentacji wstecz jest znacznie trudniejsza i mniej wiarygodna przy ewentualnej kontroli.
Podsumowanie
Ulga B+R pozwala odliczyć od podstawy opodatkowania 100 procent kosztów kwalifikowanych poniesionych na działalność badawczo-rozwojową, co przy podatku liniowym 19 procent daje realną oszczędność podatkową z każdej złotówki wydanej na wynagrodzenia, materiały i sprzęt związane z pracami rozwojowymi. Działalność B+R w rozumieniu przepisów obejmuje twórcze prace systematycznie prowadzone w celu tworzenia nowych lub ulepszonych produktów, procesów i usług. Warunkiem skorzystania jest wyodrębnienie kosztów kwalifikowanych w ewidencji i prawidłowa dokumentacja projektowa. Ulga nie przysługuje podatnikom na ryczałcie.
Jeżeli tworzysz oprogramowanie, projektujesz produkty, ulepszasz procesy produkcyjne lub prowadzisz inne prace o charakterze rozwojowym i chcesz sprawdzić, czy Twoja firma kwalifikuje się do ulgi B+R, zapraszamy do kontaktu z Biurem Rachunkowym Adler. Pomożemy ocenić kwalifikowalność działalności, wdrożyć właściwą ewidencję i rozliczyć ulgę w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami.
