Decyzja o formie zatrudnienia to jeden z najważniejszych wyborów, przed którym staje każdy pracodawca. Umowa o pracę i umowa zlecenie to dwie najpopularniejsze formy współpracy w Polsce, ale ich charakter prawny, skutki podatkowe i koszty dla pracodawcy znacząco się różnią. W praktyce klientów widzimy, że wielu przedsiębiorców wybiera formę zatrudnienia intuicyjnie, kierując się głównie kosztami, a dopiero później mierzy się z konsekwencjami prawnymi takiego wyboru. Warto więc uporządkować zasady obu tych umów i sytuacje, w których każda z nich jest właściwym rozwiązaniem.
Czym różnią się umowa o pracę i umowa zlecenie z punktu widzenia prawa
Umowa o pracę jest regulowana przez Kodeks pracy i tworzy stosunek pracy, w którym pracownik zobowiązuje się wykonywać pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, za wynagrodzeniem. Kluczowe są trzy elementy, czyli podporządkowanie pracownika, osobiste wykonywanie pracy oraz ciągłość i odpłatność świadczenia. Umowa zlecenie jest natomiast umową cywilnoprawną regulowaną przez Kodeks cywilny, w której zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania określonej czynności dla zleceniodawcy. Ma on znacznie większą swobodę co do sposobu, miejsca i czasu wykonania pracy, a w niektórych sytuacjach może powierzyć wykonanie zadania osobie trzeciej. Z doświadczenia wiemy, że to właśnie kwestia podporządkowania najczęściej decyduje o prawidłowej kwalifikacji formy zatrudnienia.
Ryzyko zakwestionowania umowy zlecenia
Wielu pracodawców zawiera umowy zlecenia w sytuacjach, które de facto spełniają cechy stosunku pracy. Jeżeli współpraca polega na codziennym wykonywaniu zadań pod nadzorem przełożonego, w stałych godzinach i w siedzibie firmy, umowa zlecenie może zostać zakwestionowana przez Państwową Inspekcję Pracy lub sąd pracy. Konsekwencje są poważne, bo obejmują ustalenie istnienia stosunku pracy z mocą wsteczną, obowiązek zapłaty zaległych składek ZUS, wyrównania urlopów i zaległego wynagrodzenia oraz potencjalne kary grzywny dla pracodawcy. W takiej sytuacji rekomendujemy, żeby przed podpisaniem umowy zlecenia sprawdzić, czy planowana współpraca nie zawiera elementów typowych dla stosunku pracy.
Koszty pracodawcy przy umowie o pracę
Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę generuje koszty wykraczające znacznie poza samo wynagrodzenie brutto. Na wynagrodzenie brutto pracodawca dolicza składki ZUS finansowane ze swojej strony, obejmujące składkę emerytalną 9,76 procent, rentową 6,5 procent, wypadkową w zależności od branży oraz składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. W sumie łączny koszt pracodawcy to zwykle około 120 procent wynagrodzenia brutto. Do tego dochodzą koszty pośrednie, takie jak urlopy wypoczynkowe, wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy, dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, szkolenia BHP oraz badania lekarskie. W praktyce klientów widzimy, że to właśnie koszty pośrednie często bywają pomijane w kalkulacjach budżetowych.
Koszty pracodawcy przy umowie zlecenie
Umowa zlecenie ze zleceniobiorcą niebędącym studentem do 26. roku życia wiąże się z obowiązkiem odprowadzania składek ZUS, choć na innych zasadach niż przy umowie o pracę. Obowiązkowe są składki emerytalna, rentowa, wypadkowa oraz zdrowotna, natomiast składka chorobowa jest dobrowolna. Koszty pracodawcy są zwykle nieco niższe niż przy umowie o pracę, bo nie obejmują wszystkich dodatkowych świadczeń pracowniczych. Szczególną kategorią są umowy zlecenia ze studentami do 26. roku życia, w których zleceniobiorca nie podlega obowiązkowi ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego. Dla pracodawcy oznacza to istotną różnicę kosztową, ponieważ pełne wynagrodzenie zleceniobiorcy jest kosztem firmy bez dodatkowych obciążeń składkowych. Warunkiem jest udokumentowanie statusu studenta.
Uprawnienia pracownika a uprawnienia zleceniobiorcy
Umowa o pracę zapewnia pracownikowi szeroki katalog uprawnień wynikających z Kodeksu pracy. Pracownik ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni w roku, urlopów okolicznościowych, macierzyńskiego, ojcowskiego czy rodzicielskiego. Przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe, ochrona przed nieuzasadnionym wypowiedzeniem, okresy wypowiedzenia zależne od stażu oraz prawo do odprawy w określonych sytuacjach. Zleceniobiorca korzysta z zasadniczo mniejszej ochrony. Nie przysługuje mu płatny urlop wypoczynkowy ani wynagrodzenie za czas choroby na zasadach pracowniczych, chyba że opłaca dobrowolną składkę chorobową. Nie jest również objęty przepisami o czasie pracy czy ochroną przed wypowiedzeniem. Od 2017 roku obowiązuje jednak minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia, corocznie waloryzowana.
Kiedy wybrać umowę o pracę
Umowa o pracę jest właściwym wyborem wtedy, gdy współpraca ma charakter stały, zorganizowany i podporządkowany. Dotyczy to stanowisk wymagających codziennej obecności w firmie, podporządkowania przełożonym, wykonywania pracy w określonych godzinach i miejscu oraz realizowania zadań wpisanych w strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa. Umowa o pracę jest również właściwą formą dla stanowisk kluczowych dla działalności firmy, gdzie pracodawcy zależy na długoterminowej relacji z pracownikiem. Mimo wyższych kosztów jest to forma zapewniająca stabilność zespołu i jasne zasady współpracy.
Kiedy umowa zlecenie jest lepszym rozwiązaniem
Umowa zlecenie sprawdza się tam, gdzie współpraca ma charakter zadaniowy, projektowy lub okresowy. Dotyczy to zleceń jednorazowych, prac sezonowych, współpracy z freelancerami, ekspertami zewnętrznymi czy studentami wykonującymi zadania w elastycznym czasie. Forma ta jest również odpowiednia przy zadaniach, które nie wymagają codziennej obecności w firmie ani ścisłego nadzoru, takich jak tworzenie tekstów, projektowanie graficzne, konsultacje specjalistyczne czy przeprowadzanie szkoleń. Kluczowe jest jednak, żeby rzeczywisty charakter współpracy odpowiadał definicji umowy cywilnoprawnej, a nie maskował stosunek pracy.
Najczęstsze błędy pracodawców przy wyborze formy zatrudnienia
W praktyce klientów widzimy kilka powtarzających się błędów. Pierwszym jest wybór umowy zlecenia tylko ze względu na niższe koszty, mimo że realny charakter współpracy spełnia cechy stosunku pracy. Drugim jest brak precyzji w formułowaniu umów zlecenia, co prowadzi do sporów o zakres zadań, wynagrodzenie czy warunki rozwiązania umowy. Trzecim jest pomijanie obowiązku stosowania minimalnej stawki godzinowej w umowach zlecenia. Czwartym jest niedocenianie kosztów pośrednich umowy o pracę, co prowadzi do błędnych kalkulacji budżetowych. Każdy z tych błędów może skutkować dodatkowymi kosztami lub reklasyfikacją umowy przez PIP lub ZUS.
Podsumowanie
Umowa o pracę i umowa zlecenie to dwie różne formy zatrudnienia o odmiennym charakterze prawnym, innej strukturze kosztów i różnym zakresie ochrony osoby zatrudnionej. Umowa o pracę zapewnia stabilność i pełen katalog uprawnień pracowniczych, ale generuje wyższe koszty i mniej elastyczności dla pracodawcy. Umowa zlecenie jest tańsza i bardziej elastyczna, ale ma zastosowanie wyłącznie w sytuacjach odpowiadających jej cywilnoprawnemu charakterowi. Wybór formy zatrudnienia powinien wynikać z realnej analizy potrzeb firmy i rzeczywistego charakteru planowanej współpracy, a nie wyłącznie z kalkulacji kosztów.
Jeżeli planujesz zatrudnienie nowych osób w firmie lub masz wątpliwości co do prawidłowej formy współpracy z obecnymi członkami zespołu, zapraszamy do kontaktu z Biurem Rachunkowym Adler. Pomożemy przeanalizować Twoje potrzeby kadrowe, porównać realne koszty różnych form zatrudnienia i ułożyć proces rekrutacji oraz rozliczeń w sposób bezpieczny prawnie i efektywny finansowo.
